Limits und Freigaben: Transferkosten im Griff
Mit Jahreslimits pro Mitarbeiter und einem schlanken Freigabe-Prozess bleiben Ihre Fahrtkosten planbar – ohne dass jede Buchung einzeln genehmigt werden muss.
- Jahreslimitpro Mitarbeiter einstellbar
- 14 TageGültigkeit einer Freigabe
- SofortHinweis mit Kontaktperson
Das Jahreslimit pro Mitarbeiter
Der Admin legt für jede Person ein Jahreslimit in Euro fest – zum Beispiel 1.000 €. Das Limit gilt pro Kalenderjahr und summiert alle Buchungen, die die Person für die Firma gemacht hat. Ohne Limit kann ein Mitarbeiter unbegrenzt buchen; Admins buchen immer ohne Limit.
- Limit pro Person einstellbar – auch nachträglich
- Mitarbeiter sehen Verbrauch und verbleibendes Budget als Balken
- Stornierte Buchungen zählen nicht
- Gastfahrten (anderer Fahrgast) zählen auf das Limit des Buchenden
Was passiert bei Überschreitung?
Würde eine Buchung das Limit überschreiten, wird sie nicht ausgeführt. Der Mitarbeiter sieht auf der Bezahlseite sofort, wie hoch Limit, Verbrauch und der Betrag der Buchung sind – und wen er in der Firma kontaktieren kann. Die Kontaktperson (Name, E-Mail, Telefon) legt Ihre Firma selbst fest, zum Beispiel die Assistenz der Geschäftsführung oder die Reisestelle.
Freigabe anfragen – in drei Schritten
Statt auf eine Limit-Erhöhung zu warten, kann der Mitarbeiter direkt eine Freigabe für genau diese Buchung anfragen.
Anfrage senden
Mit einem Klick und optionalem Hinweis geht die Anfrage an alle Admins und die Kontaktperson der Firma.
Admin entscheidet
Der Admin erteilt oder lehnt ab – direkt im Konto unter „Freigaben“, optional mit Notiz.
Buchung abschließen
Bei Freigabe erhält der Mitarbeiter eine E-Mail und kann die Buchung innerhalb von 14 Tagen abschließen. Die Freigabe wird dabei verbraucht.
Buchen vollständig sperren
Zusätzlich zum Limit kann der Admin das Buchen für einzelne Mitarbeiter ganz sperren. Der Mitarbeiter sieht dann einen Hinweis mit der Kontaktperson und kann keine Firmenbuchung mehr ausführen.
Warum das Verfahren sicher ist
Limits, Freigaben und Sperren werden ausschließlich auf dem Server geprüft – beim Aufruf der Bezahlseite und noch einmal im Moment der Buchung. Es gibt keinen Weg, die Prüfung über den Browser zu umgehen.
Häufige Fragen
Gilt das Limit pro Jahr oder pro Buchung?
Pro Kalenderjahr: Es summiert alle Firmenbuchungen eines Mitarbeiters.
Zählen stornierte Fahrten zum Limit?
Nein, stornierte Buchungen werden nicht angerechnet.
Können Mitarbeiter ihr Limit selbst erhöhen?
Nein. Nur der Admin kann Limits ändern oder Freigaben erteilen.
Wie lange gilt eine Freigabe?
14 Tage, und zwar für den freigegebenen Betrag. Nach der Buchung ist die Freigabe verbraucht.
Wer ist die Kontaktperson?
Eine Person Ihrer Wahl, die Ihre Firma im Konto hinterlegt. Mitarbeiter sehen Name, E-Mail und Telefon, wenn das Limit nicht reicht.
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